大型会议接待方案

大型酒*宴会接待程序标准 (菁华1篇)

大型酒*/宴会接待程序/标准

一:准备工作

宴会的人员分工与岗位职责

宴会服务的岗位设有迎宾员,值台服务员,传菜服务员,宴会组织指挥员,每个岗位人员的工作量要根据宴会的类别具体确定。

中餐宴会服务:看台服务员1名,要为20位左右客人提供餐桌的就餐服务;传菜服务员1名,要为40位客人提供传菜的服务工作,迎宾员1名,要为50-80位客人提供欢迎及引位的服务。

他们各岗位的职责如下:

看台服务员:

(1)宴会前做到8知3了解,即知台数、人数,宴会标准开餐时间,菜肴品种和出菜顺序,主办单位或房号、收费办法、邀请对象。了解宾客风俗*惯,了解宾客生活忌讳,宾客特殊需要。

(2)餐前准备好各种餐用具,保证干净,无破损。

⑶准备好餐厅服务所用餐具、茶叶和开水、毛巾/纸巾。

(4)准备好各种调味品,调味小菜(根据酒店的实际情况)。

(5)按要求摆台,准备好酒水饮料。

(6)整理好个人的仪表仪容,做到整洁、干净、精神饱满。

(7)客人来到时主动打招呼问好,拉椅让座。

(8)主动斟酒。

(9)按要求上菜,介绍菜点,分让菜肴(根据酒店的实际情况),撤换骨碟,烟缸,为宾客点烟。

(10)主动为客人上毛巾(根据酒店的实际情况),洗手盅等。

(11)礼貌服务,做到敬请服务,规范服务。

B、传菜服务员:

(1)服从指挥,统一行动。

(2)餐前协同看台服务员做好各项准备工作,准备好传菜工具。

⑶掌握宴会服务要做到的“八知”、“三了解”的各项内容。

(4)及时将菜肴、点心/主食、水果等送到看台服务员的手中,不错、不漏、不提前、不落后。

(5)餐中协助看台服务员做好联系工作,当好助手。

(6)注意个人的仪表着装。

(7)熟悉指定的传菜行走路线。

C、迎宾服务员:

(1)宴会前做到“八知”、“三了解”。

(2)仪表仪容符合要求。

⑶提前进入工作岗位。

(4)迎客人主动热情,主动打招呼问好,主动引领客人进入宴会场地。

(5)主动为宾客接拿衣帽并妥善保管(具体根据各店的规定执行)。

(6)客人离开时,主动相送,使用敬语,主动向客人表示感谢。

(7)用餐高峰期,解决客人的相关问题。

D、宴会指挥员:

(1)将宴会的各种情况了解清楚,掌握宴前的全部准备工作。

(2)认真审阅宴会菜单,拟定宴会服务的组织方案和具体服务措施。

⑶根据主办单位的要求,确定宴会场地布置的形式,布置的具体时间,并指挥落实。

(4)及时与客人沟通,了解客人的满意度,

(4)与有关部门协作配合(与宴会有关的各部门)。

(5)根据宴请的标准,拟定宴会成本核算单,拟定酒和饮料所需种类和数量。

(6)拟定宴会服务人员的需要量。

(7)筹备宴会所使用的餐具、酒具及其它一切用品。

(8)确定各服务区域的负责人和负责贵宾*、主宾*的服务人员及其他各个岗位人员的名单。

(9)确定宴会前准备工作会议的内容、要求及注意、事项。

(10)向酒店有关领导汇报宴会组织安排。

(11)餐中掌握宴会的进餐速度,控制好宴会的进度,一般大型宴会的时间不少于100分钟。具体应服从宴会主办单位的要求,确定各道菜肴之间的间隔时间应在3分左右,如在宴会进行过程中宾主临时有其它活动需要加快速度或延缓时间时应马上对宴会速度进行调整,并及时通知厨师宴会中的巡视及时纠正服务上的各种问题重点放在主宾*的服务上,检查服务是否按规范的程序进行,发现不规范之处立即纠正保证宴*圆满成功。

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大型会议接待合同 (菁华2篇)

甲方：______

乙方：______

由国家农业部和广东省人民*主办的“博览会”将 _____年_____月_____日在举行(以下简称“展会”)。为确保展会的成功举办，根据《中华人民共和国民法典》等有关规定，甲乙双方在*等自愿的基础上，经友好协商，甲方委托乙方做好本届展会的展商酒店住宿预订安排、大会境外参展商展品清关服务、大会专业采购商邀请、大会现场布展及展出等承办工作，并就有关事项甲乙方达成如下协议。

第一条展会基本情况

展会名称：_____

展会地点：_____

展会时间：_____

展会的目的/宗旨：_____

展会规模：_____

第二条主要委托事项及预算

大会筹备期间，由乙方负责大会各项工作策划、文章文件的撰稿及大会前期筹备等承办工作。包括但不限 以下内容：_____

(一)大会采购商邀请工作，乙方要安排专职人负责对展会进行专业采购商邀请工作，邀请的数量不少国内名及海外名专业买家，邀请的对象主要是。此项目工作拟从_____年_____月_____日 开始正式投入，至_____年_____月_____日截止，合计时间为天，此项合计费用 。

(二)大会境外展品清关服务。包括展品运输协调、展品清关文件、文案撰稿;展品检验检疫环节文件、文案撰稿等;展品海关环节文件、翻译、报关税;展品清关危机处理协调等工作，此项合计费用万元人民币。

(三)大会其他相关的协助工作，大会布展与展馆和主场商的协调;大会治安报批(不包括请安保人员费)环节文案、撰稿工作;大会展商报到和参观商报到协调工作(但不包括大会开幕式不知所需物料及人员费用);大会地毯铺设协调工作(但不包括地毯铺设所需物料费用);此项所需费用万元人民币。

第三条委托经费及支付方式

(一)以上工作内容共项，费用共计人民币：)，由甲方根据以下方式支付：_____

(二)自本协议签订后天内，甲方向乙方支付人民币_____万元 ;_____年_____月_____日 前甲方向乙方支付人民币_____元(大写：);;甲方所有应付款项应支付至乙方以下账户：_____

账户名：_____

账号：_____

开户行：______ _____

(三)乙方在收到每笔款项到账后即元)给甲方。

(四)以上甲方委托乙方所做的主要工作内容及相应的经费可按实际执行结果结算。

第四条甲方的权利义务

甲方负责对整体工作进行指导、监督;负责审核对外宣传、策划的设计方案和相关工作的执行;协助乙方处理在展会服务过程中遇到的问题;负责将上述工作费用支付给乙方。

第五条乙方的权利义务

(一)在甲方的指导和监督下完成协议中所确定的工作事项;成立工作小组负责工作的执行和落实;服务过程中，应及时汇报展会进度等情况，重要决策作出前应当征询甲方意见;按甲方审核的设计方案、工作安排和必要指示完成本次大会的相关工作，如乙方有异议或需要变动应当征得甲方书面同意;

(二)应谨慎行事，维护好*和甲方的声誉。

第六条保密约定

双方合作协议及往来文函、策划方案及本协议所有条款均属保密内容、未经对方书面许可，任何人不得向第三方透露。

第七条协议的变更、补充与终止

因不可抗力原因，例如自然灾害、瘟疫、死亡等，导致不能履行本协议或迟延履行本协议，应从事件发生之日起五日内，将时间情况以书面形式告知另一方，并事件发生之日起十日内，向另一方提交事由的证明。若证明与事由不能证实不可抗力因素，本协议仍然有效，甲乙双方仍需按约履行。

第八条违约责任

(一)乙方违反本合同约定，经甲方催告后，乙方在限期内没有改正的，甲方有权单方解除本合同。

(二)因乙方违约，甲方采取合理补救措施所产生的损失和费用由乙方承担。造成甲方声誉损失的，甲方有权要求乙方赔偿损失或要求乙方按照合同价款的百分之二十支付违约金。

(三)甲方违约造成乙方损失的，应当足额赔偿。

第九条争议的解决

争议的解决在本协议履行中，如双方发生争议，应尽量通过协商解决，协商不成的，协商不成的，按下列第(一)种方式解决：_____

提交广州仲裁委员会仲裁;依法向人民法院起诉;

第十条合同的生效及其他

本协议一式与本合同具备同等效力。除合同中特别约定条款之外，本合同有效期为，其它未尽事宜，由协议双方另行协商确定。

甲方(公章)：_________

法定代表人(签字)：_________

_________年____月____日

乙方(公章)：_________

法定代表人(签字)：_________

_________年____月____日

甲方：______

乙方：______

由国家农业部和广东省人民*主办的“博览会”将 _____年_____月_____日 在举行(以下简称“展会”)。为确保展会的成功举办，根据《中华人民共和国民法典》等有关规定，甲乙双方在*等自愿的基础上，经友好协商，甲方委托乙方做好本届展会的展商酒店住宿预订安排、大会境外参展商展品清关服务、大会专业采购商邀请、大会现场布展及展出等承办工作，并就有关事项甲乙方达成如下协议。

第一条展会基本情况

展会名称：_____

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大型会议接待方案 (菁选5篇)

　　（一）会议接待方案的含义

　　会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。

　　（二）会议接待方案的基本内容

　　1、接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、*官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员（正式和列*）、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等，有以*代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。

　　2、接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。

　　3、接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。

　　4、接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。

　　5、接待日程。写明各项接待活动的日程安排。

　　6、接待责任。写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。如大型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组，分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。

　　7、接待经费。写明与会者的食宿和交通的费用安排，有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出，涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容。

　　一、会前

　　1、与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。

　　2、提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。

　　3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。

　　4、确定方案，签订合同，预付定金。

　　二、会中

　　1、会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

　　2、会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

　　3、会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

　　4、会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

　　5、会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人(*)的确认。

　　6、会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

　　7、会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

　　8、会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

　　三、会后

　　1、结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。

　　2、资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

　　3、合影：会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。

　　一、会前准备工作

　　1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。

　　2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

　　3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。

　　4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。

　　5、大型会议要印制会议凭证。如出*证、列*证、工作证、请柬等。

　　6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。

　　(1)悬挂会标、徽记、旗帜登。

　　(2)设置*台，落实*台领导，安排座次，设置发言*，拜访*签、话筒，并保证音响效果。

　　(3)确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。

　　(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。

　　(5)摆放适宜花卉。

　　7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。

　　8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。

　　9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

　　二、会务组织与服务工作

　　1、会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。

　　2、搞好会议签到、材料分发。

　　3、落实*台领导、发言人是否到齐。

　　4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。

　　5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场;开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。

　　6、做好会议纪录，写好会议简报。

　　7、组织照相。

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大型活动接待流程是如何的3篇

　　一、会场布置流程

　　(一) 外场横幅落实标语或横幅内容及尺寸、数量、类别;

　　制作条幅;

　　悬挂横幅。

　　气球落实气球的数量，明确大小，购买气球;

　　悬挂气球。

　　花篮落实数量，购买花篮;

　　拟定标语;

　　摆放花篮及悬挂标语。

　　地毯落实地毯尺寸，购买地毯;

　　摆放到位;

　　维护。

　　(二)内场会标拟定文字，落实标语内容及会标尺寸;

　　制作会标;

　　悬挂会标。

　　鲜花落实鲜花数量、类别;

　　联系租借;

　　摆放到位。

　　音响灯光调试话筒、灯光;

　　准备备用音响设备。

　　座位/桌牌落实参会人员数量;

　　桌椅、桌牌摆放整齐;

　　制作座位图。

　　二、领导接待流程

　　(一) 成立机构明确责任建立领导机构、明确职责;

　　建立工作机构、分配工作。

　　(二) 邀请领导确定会议/活动名称、议程、时间、地点、参加人、要求等事宜;

　　确定邀请领导名单;

　　印制请柬、车证;

　　绘制路线图;

　　拟定领导讲话/发言稿;

　　装袋(请柬、议程、车证、路线图、拟请领导名单、领导讲话代拟稿);

　　发放邀请函，保留联系单位、联系人，以备查询;

　　确定参会领导名单、调整领导桌牌;

　　分类、分页打印到会领导名单。

　　(三) 聘请礼仪服务人员明确对礼仪生的要求、数量;

　　实地联系，确定人员;

　　会议/活动前实地演*，明确岗位分工(门岗、廊岗、贵宾室服务、贵宾室签到、*台服务、发奖引导、迎送服务)。

　　(四) 实地勘察会议/活动现场确定宾客行走路线;

　　安排接待岗位及人员;

　　落实贵宾室饮水用具;

　　落实签到用具;

　　贵宾室内码放会议材料。

　　(五) 座签确定参会人员数量，购置座签;

　　打印人名;

　　按顺序码放;

　　收存留用。

　　(六)选送赠品确定数量;

　　将赠品码放适宜位置;

　　发送赠品(直接在签到处分发、在贵宾室分发)。

　　(七) 引领入场确定会议开始——听主办方主要负责人安排;

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大型会议接待流程是怎样的3篇

　　一、 会议报道之前的工作

　　1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务组老师(或工作人员)到达日期(确认航班或车次)、会务组的会议要求(会议主办单位内容， 到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排);同时提供所掌握的酒店情况给会议的老师以供其参考，在推荐酒店的过程中需要注意选择的酒店的价格在符合会议要求的范围内。

　　2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥(房间、餐标、会议室价格按天计算、酒店位置)，落实在会议报到日期接站所用车辆和联系方式(需根据报到人数安排相应接站用车);落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社(只是提前进行大致预订)。

　　▲会议场地要求：9个多媒体教室;容纳2-300人左右

　　3、在酒店预订完毕后，将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发送至主办方，尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车(公交车)方式告知会议主办方;同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。

　　4、第三项(3、)工作完毕后可向行程用车单位或个人、导游、机车票、地接社作出相对准确的答复，以便对方作出相应的安排和接会准备。

　　5、准备会议所用相关用具(会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学*资料袋包括：笔记本、笔、文件袋】、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品【礼品】、座签牌)同时通知会议用酒店此次会议的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿。

　　6、通知酒店，会务工作人员需要提前一天也可根据到会人员的情况而定进驻酒店并准备会务组用房;同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号;同时与会议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员

　　二、 会议报到前准备工作

　　1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用;同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题(如：会议用布标、水牌、会议室、餐厅的情况);将会务组标识张贴好在容易看到的地方。

　　2、详细了解本会议所用场所的位置。如: 餐厅、会议室、会务组老师和讲课老师所用的房间。

　　3、相关会议使用设备的准备情况。如：会场布置情况、多媒体投影仪。

　　三、 会议期间的工作

　　1、会议在报到期间最重要的是收费。在收费过程中必须细致、准确、书面登记。

　　收费过程中必须严格按程序操作，及：

　　(1)确定学员情况

　　(2)根据情况计算应交费用

　　(3)填写收费据不撕!

　　(4)收款

　　(5)将收据撕下交于学员

　　(6)填写报到表。

　　2、在出现收费后，收据已开出的情况下;学员行程出现变化必须在原收据的基础上进行加注或更改，更改后的内容必须有客人签字和日期。

　　四、会议期间需要注意注意问题

　　1、会务组必须始终保持整洁、干净和安静的'环境。

　　2、会务组所用的书面文件需保存完好。

　　3、会务费的支出或相互来往必须以书面形式体现;及相互出据凭证。

　　4、各人会务款必须保管好，做到每天进行清点，保险安全的寄存。

　　一、会议预订

　　1. 如果公司没有单独的大型会议室，我们就需要先从各酒店预订会场，最好是离公司最*，也方便吃住的商圈开始寻找会场，并做好预订。

　　2. 会议预订确定内容事项

　　1)会议时间、会议地点、公司名称、会务组联系人、会议人数、场地租金、免费项目、收费项目、结帐方式、其他要求。

　　2)会场布置形式：课桌式、剧院式、U字形、T字形、回字形、鸡尾酒字形、口字型等。

　　3)会议用品基础配置：大便签纸、铅笔(刀笔)、话筒、移动白板套装、投影仪、幕布、会议台，会场指示牌。(如无特殊说明，不得使用KTV系统)

　　4)会议收费项目：茶歇(红茶、咖啡、绿茶、矿泉水)，横幅制作。

　　3. 完成会议预定流程后，一般需要提前两天下会议通知书给各参会人员，抄送给公司上级。

　　二、会场布置

　　1. 会场布置一般由承接会议的酒店负责安排按会议通知单要求布置会场工作，会议筹备组协助酒店布置。

　　2. 会议期间的茶水服务由酒店方负责，会务组可以根据需求选择茶水的品种。

　　3. 会议摆放标准：会议桌椅横竖一条线，便签横竖一条线，铅笔统一斜45度朝左摆放在便签纸中心并横边对齐。

　　4. 横幅放置最好是会场最前方或者最后方的上边缘，方便拍照时的整体效果提现。鲜花布置可以放在讲台的最中央，最好是重要领导的前方。

　　三、会议开始前检查

　　1. 会前检查一般由承办酒店带领会务组组成检查小组负责

　　2. 会前检查要求：桌椅是否符合标准、纸笔水摆放是否符合标准、整体无垃圾、无污渍，台面干净、整洁。

　　3. 会议设备检查要求：提前半个小时确保会议区域照明全部正常使用;夏季空调保证在25度、冬季保证在28度;会议室音响、话筒、投影等设备确保运行正常。

　　4. 复审会议通知单上的内容，会务组及时与酒店方跟进。

　　四、会议清场

　　1. 会场清理一般由承办酒店负责，但作为会务组要清点下自己带的物品和工具，整理好，以免落下。

　　2. 使用后的多媒体设备内的U盘或资料尽量妥善保管好，如使用酒店电脑，切记不要把重要资料留在电脑里，以免泄漏。

　　五、账务结算

　　1、一般会务组都会有一个财务人员负责会议筹备组织的财务支出和收入。

　　2、结算时记得根据公司的要求开具发票(增值税普票和专票)。

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